“读书破万卷下笔如有神”，文章高手无一不是日常积累资料的行家。而在公文写作中，资料的来源不止来源于书本，更来源于实际，尤其是那些指示性强、决策性强的公文，更是不能依靠于以往经验来关门早车，必须凭借新的现实数据、情况和材料来形成资料。

正因为公文的写作对资料有如此依赖，写作者必须能够坚持不懈地做好资料积累，为公文创作内容服务。只有获得了大量一手资料，才能在写作中为解决相关问题来选择适当的办法，形成有效的对策。可以说，积累资料，是公文写作不可或缺的基础工作，也是公务员做到“能写“的基本功。

当然，今天的社会环境处于迅猛的变革和发展中，互联网时代的信息资料浩瀚无比，任何公务员不可能也没有必要去熟悉所有信息资料。不同岗位、不同部门的公文写作者，应该首先在工作实践中去摸索了解所需资料的规律，从而拟定需要积累资料的范围，即寻找到那些必要而全面的资料，同时还要确保其真实和有效性。

下面是公文写作日常需要积累的资料范围：

获取基础资料

公务员必须对其工作环境和内容的基础资料有一定了解，这种了解将对其日常公文写作起到“通用”的指导作用。

艾科长是某市市政府宣传部的“笔杆子”，他每年都会关注本市的经济发展数据，以及各个区县的相关数据。同时，他还熟记本市的历史沿革、行政区划、人口分布、自然资源和民族状况，以及政治、经济和文化等方面的基本情况。搜集和记录这些数字花费了艾科长的一些时间，但这种花费是值得的，只要工作需要时，他随时随地就能将数字插入自己的文章，显得专业而具有说服力。

搜集政策资料

党和政府的方针政策具有很大涉及面，公务员无论是否从事公文写作工作，都不可能完全掌握了解。但对于那些能够指导全局的文件，必须要加以熟悉，并了解和记录其中精华。

如在《XXX人民政府关于公布省直部门权责清单的决定》中，文件一开头为：

“为全面贯彻落实党的十八大和十八届三中、四中全会关于推行政府权力清单制度的重大部署，根据《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》（中发〔2013〕12号）、《中共XX省委贯彻落实〈中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定〉的意见》（X发〔2014〕1号）的要求……”

这就是对政策资料搜集之后进行引用的正确案例。

而对于工作中最常见的问题，则应该摘录那些相关的政策文件，最好能够编上索引，以备写作中随时查阅、

获取典型资料

在某些公文中，翔实可信的典型材料，能够具有不同于其他材料的代表性意义。但这些材料不可能在接到工作任务后去点滴搜集，无论是时间还是条件上都不允许这种“临时抱佛脚”的态度。只有在平时随时加以了解记录，才能在写作过程中迅速转化为你笔下的文字。

X局办公室文秘小马，平时经常跟随领导下基层检查工作，无论到哪里检查，他总是随身带着小笔记本，在汇报会议或者总结交流时不断记录下具有典型意义的案例。这些案例有大有小，大到整个单位获得的荣誉，小到个人在工作中取得的成绩，或者是形成的经验教训点滴……或许这些案例在当时和工作主题并不相同，但细心的小马还是会加以分门别类地记录下来，因为他相信其中体现出的内容会具有普遍的借鉴和启迪作用，在日后的公文写作中可以随时派上用场。

事实上，有志于走好公文写作道路的公务员，就应该将平时能够获取的类似典型资料善加保存和整理。将其中散乱的案例变成系统性的，把其中零散的事件变成整体的，这样就能够随时在必要的时候加以引用。

积累领导思想

写公文的工作往往是单位文秘岗位或者办公室主任岗位担任，这些岗位上的同志接触领导机会比较多，而诸如讲话稿、总结材料或者命令、决议等等也需要融入领导的思想和意图。由于有这样的要求，他们有必要不论何时何地都保持“三勤”即耳勤、脑勤和笔头勤，能够及时捕捉住领导在只言片语中流露出的看法和结论。因为这些思想片段，很有可能是领导多年来工作经验的结晶，或者体现出其职位和个人对工作的想法，抓住这些闪光点，在对应的公文中加以表现，就很有可能体现出其应有的价值，还有可能成为整篇公文最闪光之处。

准确整理资料

当资料搜集齐全之后，整理就成为关键性的工作。而不断地采集资料之后，整理资料的工作任务也会不断加大。整理资料，需要有着统一和科学的标准，更需要注重分类方法的使用。

资料分类，可以根据本单位或者本人实际工作的需要进行，一般应着眼于实用写作时的使用目的。撰稿者根据自己的实践需要，可以用“来源分类”“索引分类”或“主题分类”进行。

“来源分类”是指按照文件、政策或者典型事例的制发与提供单位进行分类。比如，文件可以按照“中共中央”“国务院”“省委、省政府”“市委、市政府”等来源进行分类。或者根据具体的业务部门，例如经济类、农业类、建设类、执法类等等进行划分，而其中还可以进行更加小类的划分，例如经济中还可以划分为外贸、商业、税收、银行、金融、财政等等。

“索引分类”是将媒体、网站或者书籍报刊等资料作为对象，以大类固定再另外加上小专题形式进行分类。这种分类方法较为灵活，适用于不同来源的文字资料。例如《人民日报索引》、《本地网络舆情索引》等等。

“主题分类”方法来整理资料，相当直观，检索起来也更加方便。这种方法比起其他分类方法显得要更加科学合理。可以定时对自己积累到一定程度的资料内容进行分析，并在分析之后确定资料的主题词。之后，利用办公自动化软件来进行集中收录、管理，形成自己的资料库。

总之，作为公文写作人员，资料的收集和整理工作，应该是关乎到个人和集体的长期战略性基础工作。对资料加以积累，是逐步养成的好习惯，而资料的积累也应该逐步做到数量和质量并重，在不断更新资料的同时，及时将那些陈旧的资料剔除。具体使用材料时，也应该在写作过程中进一步核实、消化、融合，而不能只是草率放入文中。