● 利用管理邮件传递信息

在THEBODY SHOP时，每周一早上都要举行晨会。可在总部工作的员工只有70余名，其他员工均在门店上班。我想，如果我是在门店工作的一员，定会觉得如同身在孤岛上一样孤立无援，因为自己对于总部员工的所作所为全都一无所知。

每月有一至两次，总部的员工会进行巡店。但门店的员工根本没有机会见到其他总部工作人员，更别提社长了。我想他们根本不知道公司的前进方向，也对自己目前所处的位置毫不知情。

于是，出于信息共享的目的，我决定将总部周一晨会的讲话内容全部落实为文字稿件，遵循当天发送的原则，通过管理邮件（社长的信）同时发送至各个门店。

文稿中除了我日常的各种想法外，还包括了公司业绩、目标达成情况、公司活动、我注意到的问题、各种好与不好的现象等。在文稿的最后，我还设了“本周一言”专栏。我从自己的笔记摘抄中精选出自己作为领导感觉深受鼓舞的一句话，每周都记录在这个专栏中，这部分内容尤其广受好评。

门店经理同样身为领导，但其劳心劳力的程度却不同于总部员工。他们每天直接面对顾客，同时又要负责二十多名年轻的兼职雇员，若星巴克是五十多名店员的人事管理及劳务管理工作。加之店长还需担负销售任务，实在可谓烦恼多多。从某种意义上说，店长甚至比我这个社长还要繁忙辛苦。

所以，我很想对他们说些鼓励的话，我也尽量挑选一些能令店长读后更有干劲的话发送给他们。

这项举措实施后，令我颇感欣慰的是，门店员工们似乎全都翘首以盼每周一期的管理邮件。在总部的晨会上，我曾趁着其他董事讲话的间隙，悄悄地在会场后方仔细观察过现场的听讲情况。我发现实际上有不少员工并未认真聆听台上的发言，其中还有些女员工在台下偷偷化妆。

但门店的员工们却非常认真地阅读邮件。我去访店时还见过员工们将管理邮件张贴在柜台后方储藏室的墙壁上。当我好几次听到有店员说，“上周的内容让我们大家都感动得哭了”，便更加坚定了我努力写下去的决心。

周一晨会的稿件我都是在周日晚上完成的。虽然每周坚持写稿非常辛苦，但我在THEBODY SHOP却将这一习惯坚持了整整四年。到星巴克之后改为每月一至两次，我也坚持了两年。虽然辛苦，但我却由衷地感到值得。因为通过文字，我能够向众人传达自己的想法，告诉大家公司前进的方向。

我记得自己有一次这么写过：如果遇到自然灾害，请将我们的产品提供给需要水和食物的人。在考虑到自己是星巴克员工之前，请先从人性的角度做出判断，我一定支持大家的决定。虽然公司的原则是不能将公司财物随意交予他人，但凡事都有例外。

可行之时，当然应该将信息直接通过语言告诉对方。但在不可行的情况下，就应该考虑采用其他方法。撇开那些常在领导左右、时时能接受教诲的员工不谈，我想无此机会的员工也会盼望能听到领导的一语一言吧。

既然如此，那就写成文字通过邮件传递信息。我的切身体会让我明白了，管理邮件的确能成为上下沟通的重要工具。

● 重要信息需一再强调

此外，文稿的另一大功能即可以反复阅读。鲜少有人一点就通。要将信息牢记在心，继而养成习惯实在难上加难。因此，三令五申很有必要。而书写成文稿的意义也在于此。

在THEBODY SHOP及星巴克，不少员工都好几十次听我重复过同样的话。但我认为，重要的信息、必须传达的信息，重复几次、几十次都是有必要的。

或许可以这么说，那些被一再强调了几十次的信息才是工作中最本质的东西。所以，不必在意过去是否早已提过，将想说的话无所顾忌地告诉众人，更可以记录在纸上、邮件中、网站上。

令我觉得不可思议的是，下属此一时不太接受的想法，彼一时又忽然能够接受了。每天精神状态的变化或经验累积程度的不同，有时会改变下属对同一观点的接受程度。

正因如此，三令五申才有意义。我认为领导理应无所顾忌地一再强调重要信息。

最近在Facebook上联络到的一位THEBODY SHOP的员工给我发来一封邮件。他在信中提到，“直到如今，我仍将岩田先生写下的话夹在笔记本中，时常读来鼓励自己。”我深感欣慰。坚持写稿虽然辛苦，但我却认为很有意义。