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第12节 对待会议要保持正确态度

很多时候,一个人的演讲技巧是体现在会议中的。不管是公司的会议,还是机构的会议,在会议中最能体现出一个人的口才和应变能力。一个优秀的演讲者,自然能够在会议上大放异彩。然而,对待会议,要有一个正确的态度。只有态度正确了,做事的时候才会有目标,有方向。

不重要的会尽量不要召开

在工作中,开会是最司空见惯的事情了。“喂!别忘了下午三点的会哦!”相信任何一个上班族听到“开会”这个词都不免皱皱眉头,无奈地摇摇头,“唉!又开会”。三天一小会,五天一大会只会将原本可以用来好好工作的时间浪费掉。

只要有三个人以上,有议程,就可以开会了。可是,我们对为什么开会,似乎并没有去仔细想过,只要是有事讨论、研究,就必定要开会,而且一开就是半天时间,这几乎已经成为习惯了。可以说,会议是最浪费时间的工作环节之一。事实证明,行政效率越高的组织,会议越少;行政沟通越不良的地方,会议越多。说会议是一种低效率的管理行为一点也不为过。

所以,我们应该尽量减少开会的次数,不重要的会尽量不要召开。不要让会议成为我们工作日程的全部。怎样衡量会议的重要与否,减少开会次数呢?可以遵循以下几点原则:

(1)不需要口头传达的事情尽量不要开会

不需要口头传达的事情可以用文字资料来代替,像一些通知之类的,每个人发一份就行了,没有必要去开会。

(2)会议不要扩大

开小会就能解决的事情就不要开大会,会议的参与者都应该是与这次会议相关的人,不要让无关的人也来开会。动不动就开全体会议是在浪费大家的时间。

(3)会议不要重复

需要全体人员参加的,开一次全体大会就行了,不要各个小集体开一次会,然后又集中起来开一次会,其实说的东西都一样,这是对时间的二次浪费。

(4)注重会议的成功率

需要解决的问题尽可能在一次会议中解决,不要拖到开第二次第三次会议。可以采取施加压力的办法,事先声明问题不解决不散会,增强与会人员的紧迫感。

只要遵循以上的四个原则,相信你的会议通知会少很多,同时也节省了你很多时间,不会每天都抱怨会议占去你的时间了。

要有强烈的时间观念

每个学员在不同阶段的目标也各不相同。但在为自己设定目标的时候,记着要为自己的目标设一个完成的期限。

一个大目标是由无数个小目标组成的。只有一个一个的小目标不断实现后,大目标才能实现。如果没有时间期限,就会缺乏紧迫感。一个没有时间期限的人,在做一件事情时,会觉得今天完成也行,明天完成也行,最后事情就不了了之了。可见,一个没有期限的目标,其实现意义是不大的。

当你为自己设定一个期限后,就会随时检查自己的进度,不断调整自己的时间。这样,自己就会督促自己,事情就能够有序地进行下去。如果做事情没有设定期限的话,那就不好控制了。另外,在设定期限的时候,要越具体越好。要知道,“明天完成这件事”远不如“明天下午两点之前把事情完成”更能给人以紧迫感。只有抱着这样的态度,才能把事情做好。

在做任何一件事情的时候,都要给自己一个明确的时间点,这是实现目标最快捷的方式。一般来说,有了确定的时间点,工作起来就针对性更强了。每个涉及到相关工作的人会千方百计地想尽各种办法规划自己的工作,以便在规定的时间内完成任务。如果没有时间限定,那再好的目标也是没有作伴。请大家记住:没有固定期限的目标只是一句空洞的口号而已。

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